Como tornar seu Atendimento e Vendas muito mais eficientes com as tags do Octadesk

Desde sempre o Octadesk tem a missão de simplificar as tarefas diárias da sua operação, principalmente aquelas que ajudam a sua empresa a vender mais ou atender melhor.

Desta vez, a nossa equipe de Produto conversou com diversos clientes e traduziu as necessidades deles em uma funcionalidade essencial para o Octadesk: as tags nas conversas.

Nossos clientes têm a necessidade de analisar de forma quantitativa os atendimentos feitos por chat (seja no site ou no WhatsApp), de maneira que seja possível tomar decisões mais assertivas, a partir de dados reais. Além disso, eles podem segmentar os tipos de atendimento e tratar cada um deles de maneira mais eficiente.

O que são tags de conversas?

As tags podem ser traduzidas como etiquetas, mas batizamos de forma carinhosa de “tag” dentro de nosso produto. Esse recurso é uma ferramenta interna de organização. Isso significa que os seus clientes não são informados e nem podem ver as marcações feitas durante o atendimento.

Ok, mas para que servem as tags?

Essa funcionalidade permite você acompanhar os assuntos recorrentes do seu dia a dia e taguear conversas que precisam ser analisadas em algum momento, extraindo os melhores insights dos seus atendimentos. Atualmente, o recurso está disponível tanto para operações de suporte (helpdesk) quanto para vendas e atendimento via chat.

Como funciona?

Gerenciando e Criando Tags

Diferente das versões anteriores, para manter a organização da conta, a criação e edição de tags agora é uma permissão exclusiva de usuários com perfil de Administrador.

Para gerenciar suas tags:

1. Clique no ícone de Configurações.
2. Na seção "Geral", acesse "Gerenciar Tags".

Nessa tela, o administrador pode criar novas tags, editar nomes, verificar quem as criou e até acompanhar em quantas conversas cada uma foi utilizada.

Arquivar ou Excluir?

Agora existe uma diferença importante:

• Arquivar: se você não quer mais que uma tag apareça como opção para novas conversas, mas deseja manter os dados dela em relatórios passados, você deve arquivá-la.
• Excluir: use apenas se tiver certeza de que não precisará mais dela. Ao excluir, a tag some de todo o histórico do Octadesk e não pode ser recuperada.

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Utilizando as tags no dia a dia

Para taguear uma conversa manualmente, basta abrir o chat desejado e, no menu lateral direito, localizar a seção "Tags". Clique em adicionar e selecione a etiqueta correspondente.

Dica importante: você pode adicionar tags mesmo após a conversa ser encerrada. Na visualização "Sobre a conversa", aparecem até 10 tags. Se houver mais, basta clicar nos "três pontinhos" para ver a lista completa.

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Tagueamento Automático (Novidade!)

Para ganhar escala, você pode configurar o BOT para adicionar tags automaticamente. No Estúdio de Automação, você utiliza o componente “Tagear conversa”. Isso é ideal para marcar conversas baseadas nas opções que o cliente escolhe no menu inicial, permitindo medir o interesse por produtos ou serviços sem esforço manual do agente.

Filtros e Busca

Quer encontrar conversas específicas? Vá até os Filtros de conversas e pesquise pela tag desejada. Isso facilita muito a auditoria de atendimentos ou a busca por feedbacks específicos.

Relatórios

Os relatórios ajudam a entender o volume de cada assunto na sua operação. Acesse: Relatórios de Chat > Análise de Tags. Lá você verá o percentual de cada tag em relação ao total de atendimentos, ajudando a identificar gargalos ou tendências de busca.

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Casos de uso para Vendas

1 – Varejo e E-commerces

Como saber quais são os produtos mais citados pelos seus clientes nas conversas de Chat e WhatsApp? A funcionalidade de Tags permite identificar qual categoria ou produto é mais requisitado e quais dúvidas frequentes não estão evidentes no seu site.

Com o tagueamento automático via BOT, você consegue saber exatamente em qual botão de produto o cliente clicou antes mesmo de um vendedor assumir a conversa, gerando dados valiosos para campanhas de Marketing.

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2 – Empresas B2B e B2C

Utilize as Tags para identificar clientes em diferentes etapas do funil de vendas. Você pode separar os contatos como: “Lead Qualificado”, “Em Negociação”, “Aguardando Pagamento” ou “Churn/Desistente”.

Essa prática facilita o follow-up prioritário: seus vendedores podem filtrar rapidamente quem está na fase final de fechamento e dar a atenção necessária para converter a venda.

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Casos de uso para Atendimento

3 – Empresas de Tecnologia e Software

O time de Suporte pode analisar de forma quantitativa os principais motivos de contato (ex.: "Dúvida de Configuração", "Bug Reportado", "Sugestão de Melhoria"). Com as tags, é fácil identificar oportunidades de melhoria no produto. Afinal, quanto mais você entende o motivo da dúvida, mais eficiente se torna sua base de conhecimento para reduzir chamados futuros.

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4 – Saúde: Clínicas e Hospitais

Classifique os pacientes por especialidade (ex.: "Cardiologia", "Exames", "Retorno"). Isso ajuda a organizar o fluxo de atendimento e permite que, no futuro, você filtre estes contatos para enviar comunicados específicos sobre convênios ou novos horários de atendimento.

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5 – Educação e Cursos

Organize o atendimento por áreas: "Financeiro", "Secretaria", "Matrículas" ou "Dúvidas Pedagógicas". Com o uso das tags, a instituição consegue priorizar casos urgentes de retenção de alunos ou problemas com pagamentos, garantindo que nenhum aluno fique sem resposta nos períodos críticos de rematrícula.

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6 – Serviços Profissionais (Contabilidade, Advocacia, Consultoria)

Empresas de serviços devem focar na agilidade do envio de orçamentos. Ao utilizar as Tags, você marca as solicitações por tipo de serviço, permitindo que os especialistas de cada área encontrem rapidamente as conversas que precisam de sua intervenção técnica.

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Comece a organizar sua operação agora

Resolver os problemas dos clientes com agilidade significa oferecer uma experiência com menos atrito e maior satisfação. As tags do Octadesk não são apenas etiquetas; elas são o motor que gera a inteligência de dados necessária para sua empresa crescer.

Seja através da inserção manual para detalhes específicos ou do tagueamento automático via BOT para escala e produtividade, manter sua conta organizada é o primeiro passo para um atendimento de excelência.

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